OmniDocLe contrat est envoyé et la signature revient d'elle-même : OmniDoc initie la signature et l'autre partie ouvre le navigateur pour signer.
Envoyez des PDF à d’autres pour signature sans impression, numérisation ou messagerie. OmniDoc lance la signature et donne à chaque signataire un lien et un code d'extraction. L'autre partie l'ouvre avec un navigateur et signe sans s'inscrire ni installer de logiciel. Une fois toutes les signatures terminées, l'enregistrement de signature, la signature de certification de la plateforme et l'horodatage de confiance sont automatiquement joints.
Faire signer un PDF à quelqu'un est souvent difficile : vous devez l'imprimer, le signer, le numériser et le renvoyer, ou demander à l'autre personne de créer un compte et d'installer d'abord un logiciel. Lorsque plusieurs personnes signent, le fichier sera transféré dans les deux sens dans la fenêtre de discussion, ce qui rendra difficile la détermination de la copie qui constitue la version finale.
La fonctionnalité de signature initiée par OmniDoc réduit ces étapes à un lien plus un code d'extraction. L'initiateur place la position de signature sur le PDF et l'envoie au signataire. L'autre partie peut l'ouvrir avec un navigateur et saisir le code d'extraction pour le signer. Il n'est pas nécessaire de s'inscrire ou d'installer un logiciel. Après avoir lu cet article, vous comprendrez comment lancer une signature, ce que le signataire doit faire et quels enregistrements seront joints au document une fois toutes les signatures terminées.
Comment signer un contrat à distance ? Conclusion en une phrase
Lancez la connexion dans OmniDoc, envoyez le lien et le code d'extraction à l'autre partie, et l'autre partie pourra signer à l'aide d'un navigateur. Une fois toutes les signatures terminées, le document sera automatiquement joint à un enregistrement de signature.
| votre situation | Pratiques recommandées | raison |
|---|---|---|
| L'autre partie n'a pas de compte et ne souhaite pas installer le logiciel. | Envoyer le lien de signature et le code d'extraction à 6 chiffres | L'autre partie l'ouvre avec un navigateur et saisit le code d'extraction à signer. Il n'est pas nécessaire de s'inscrire ou d'installer un logiciel. |
| Contreseing du département ou contrat multipartite | Un document peut être signé, avec un maximum de 20 personnes et 60 positions de signature. | Un document peut être signé par plusieurs personnes sans avoir à passer par la fenêtre de discussion. |
| Vous devez préciser qui l'a signé et quand. | Attendez que tout le monde ait signé et conservez l'enregistrement de signature généré automatiquement. | Les enregistrements contiennent les empreintes digitales du signataire, de l'heure, de l'adresse IP et du fichier, avec des signatures certifiées par la plateforme et des horodatages fiables. |
| Inquiétez-vous de saisir un mauvais code d'extraction ou que le lien soit transmis à la mauvaise personne | Limite du nombre d'erreurs en fonction du code d'extraction | Si vous vous trompez 5 fois, vous serez verrouillé pendant 15 minutes afin de réduire le risque d'être signé frauduleusement. |
| Habituez-vous à utiliser des assistants IA pour traiter des documents | Utilisez MCP pour laisser l'IA modifier la date et générer un lien de signature | L'IA peut d'abord modifier le contenu du contrat, puis générer le lien et vous remettre le lien et le code d'extraction. |
Pourquoi la signature traditionnelle est-elle problématique ?
- De nombreuses étapes : imprimer, signer, numériser et renvoyer, tout cela prend du temps.
- L'autre partie a un seuil : vous devez d'abord créer un compte ou installer un logiciel.
- La version est difficile à gérer : lorsque plusieurs personnes signent, les fichiers circulent dans la fenêtre de discussion et il est facile de perdre la trace de quelle copie est la version finale.
Initier la signature avec OmniDoc
Étape 1 : Positionnez votre signature sur le PDF
- Cliquez sur « Initier la signature » dans l'éditeur PDF.
- Placez chaque signature dans le document.
- Le système génère un lien et un code d'extraction à 6 chiffres pour chaque signataire.
Étape 2 : Envoyez le lien et le code d'extraction à l'autre partie
Le lien et le code d'extraction sont envoyés au signataire par l'initiateur lui-même, et le système n'enverra ni SMS ni e-mail.
Comment l'autre partie signe-t-elle ?
- Ouvrez le lien reçu dans votre navigateur.
- Entrez le code d'extraction.
- Complétez la signature.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer ou d'installer un logiciel pendant tout le processus.
Que faire si plusieurs personnes signent ?
Un document prend en charge jusqu'à 20 personnes et 60 positions de signature, et convient à la contresignature départementale et aux contrats multipartites. Tout le monde signe le même document, il n’est pas nécessaire de préparer des versions distinctes pour chaque personne.
Qu'est-ce qui sera joint après la signature ?
Une fois que tout le monde aura signé, le document sera automatiquement accompagné d’un enregistrement de signature comprenant :
- Signataire
- Heure de signature
- Adresse IP
- Empreinte digitale du fichier
- Signature d'authentification de la plateforme
- Horodatage fiable
Qui l'a signé et quand peut être clairement indiqué sur une seule page.
Comment éviter les erreurs de manipulation lors de l'extraction des codes
Si le code de retrait est mal saisi 5 fois, le compte sera verrouillé pendant 15 minutes. Même si le lien est transmis à la mauvaise personne, il n’est pas facile de se faire usurper.
Utilisez l'assistant IA pour lancer la signature
L'interface IA (MCP) d'OmniDoc prend également en charge le lancement de la signature. Vous pouvez demander à AI de modifier d'abord la date dans le contrat, puis de générer un lien de signature, et enfin de vous donner le lien et le code d'extraction, puis vous l'enverrez au signataire.
📊 Comparaison de base
| Article comparatif | manière traditionnelle | OmniDoc lance la signature |
|---|---|---|
| Que doit faire l’autre partie ? | Imprimer, signer, numériser et renvoyer ; ou inscrivez-vous et installez d'abord le logiciel | Ouvrez le lien avec un navigateur et saisissez le code d'extraction pour signer |
| Signé par plusieurs personnes | Les fichiers sont déplacés dans la fenêtre de discussion | Un document peut contenir jusqu'à 20 personnes et 60 positions de signature. |
| Version du fichier | Il est facile de ne pas savoir quelle copie est la version finale | Une fois que tout est signé, l’enregistrement de signature sera automatiquement joint. |
| marque de signature | Doit être organisé séparément | Joindre automatiquement le signataire, l'heure, l'adresse IP, l'empreinte digitale du fichier, la signature certifiée et l'horodatage |
🎯 Quelle méthode vous convient ?
Si vous avez besoin de faire signer rapidement des objets externes
Envoyez simplement le lien et le code d'extraction, et l'autre partie n'a pas besoin de s'inscrire ou d'installer de logiciel.
Si vous souhaitez organiser la signature de plusieurs personnes
Ne placez pas plus de 60 emplacements de signature sur le même PDF et jusqu'à 20 personnes peuvent signer un document.
Si vous appréciez laisser des traces après
Une fois que tout est signé, l'enregistrement de signature généré automatiquement et les informations de certification seront conservés.
Si vous avez l'habitude d'utiliser l'assistant AI
Laissez l'IA modifier le contenu et générer un lien de signature via MCP, puis donnez le lien et le code d'extraction au signataire.
Plusieurs points à noter avant utilisation
- Le lien et le code d'extraction doivent être envoyés par vous-même, le système n'enverra ni SMS ni e-mail.
- Durée de conservation des fichiers : 180 jours après que toutes les signatures ont été complétées, la plateforme nettoiera les fichiers, veuillez les télécharger à temps et les enregistrer.
- Description du certificat : le certificat de signature de la plateforme est actuellement auto-signé et certains lecteurs PDF peuvent indiquer qu'il n'est pas certifié.
- Effet juridique : OmniDoc ne garantit pas l'effet juridique des signatures. Pour les contrats importants, veuillez d'abord confirmer si l'autre partie accepte les signatures électroniques.
❓ Questions fréquemment posées (FAQ)
1. La personne qui signe doit-elle créer un compte OmniDoc ?
inutile. Pour lancer une signature, vous devez vous connecter à un compte OmniDoc, mais la personne qui signe n'a pas besoin de compte.
2. Quelles sont les conditions requises pour initier la signature ?
Vous devez vous connecter à votre compte OmniDoc. Le client OmniDoc prend en charge Windows, macOS et Linux et peut être téléchargé gratuitement.
3. Combien de temps les documents signés seront-ils conservés ?
180 jours après que toutes les signatures soient terminées, la plateforme nettoiera les fichiers, veuillez les télécharger à temps et les enregistrer.
4. Une signature électronique a-t-elle un effet juridique ?
OmniDoc ne donne aucune garantie quant à la validité juridique des signatures. Pour les contrats importants, veuillez d'abord confirmer que l'autre partie accepte les signatures électroniques.
📝Résumé
L'initiation d'une signature raccourcit le processus de signature à trois étapes : "envoyer un lien, ouvrir la signature à l'autre partie et conserver automatiquement un enregistrement". Il convient aux contrats, aux contresignes et aux documents multipartites. Pour modifier un PDF, utilisez OmniDoc.
