OmniDocIl contratto viene inviato e la firma ritorna da sola: OmniDoc avvia la firma e l'altra parte apre il browser per firmare.
Invia PDF ad altri per la firma senza stampa, scansione o corriere. OmniDoc avvia la firma e fornisce a ciascun firmatario un collegamento e un codice di estrazione. L'altra parte lo apre con un browser e accede senza registrarsi o installare software. Una volta completate tutte le firme, il record della firma, la firma di certificazione della piattaforma e il timestamp affidabile vengono allegati automaticamente.
Far firmare a qualcuno un PDF è spesso problematico: è necessario stamparlo, firmarlo, scansionarlo e rispedirlo oppure chiedere all'altra persona di registrare prima un account e installare il software. Quando più persone firmano, il file verrà inoltrato avanti e indietro nella finestra di chat, rendendo difficile determinare quale copia sia la versione finale.
La funzionalità di firma avviata di OmniDoc riduce questi passaggi a un collegamento più un codice di estrazione. Il promotore inserisce la posizione della firma sul PDF e la invia al firmatario. L'altra parte può aprirlo con un browser e inserire il codice di estrazione per firmare. Non è necessario registrarsi o installare software. Dopo aver letto questo articolo, capirai come avviare una firma, cosa deve fare il firmatario e quali record verranno allegati al documento una volta completate tutte le firme.
Come firmare un contratto a distanza? Conclusione di una frase
Avvia la firma in OmniDoc, invia il collegamento e il codice di estrazione all'altra parte e l'altra parte potrà firmare utilizzando un browser. Una volta completate tutte le firme, al documento verrà automaticamente allegato un record di firma.
| la tua situazione | Pratiche consigliate | motivo |
|---|---|---|
| L'altra parte non dispone di un account e non desidera installare il software. | Invia link di firma e codice di estrazione di 6 cifre | L'altra parte lo apre con un browser e inserisce il codice di estrazione per firmare. Non è necessario registrarsi o installare software. |
| Contrassegno di reparto o contratto pluripartitico | È possibile firmare un documento con un massimo di 20 persone e 60 posizioni di firma. | Un documento può essere firmato da più persone senza dover girare nella finestra della chat. |
| Bisogna chiarire chi l'ha firmato e quando. | Attendi che tutti abbiano firmato e conserva il record della firma generato automaticamente. | I record contengono firmatario, ora, IP e impronte digitali del file, con firme certificate dalla piattaforma e timestamp attendibili |
| Preoccupati di inserire il codice di estrazione sbagliato o che il collegamento venga inoltrato alla persona sbagliata | Limite al numero di errori in base al codice di estrazione | Se inserisci 5 volte in modo errato, verrai bloccato per 15 minuti per ridurre il rischio di firmare in modo fraudolento. |
| Abituati a utilizzare gli assistenti AI per elaborare i documenti | Utilizza MCP per consentire all'IA di modificare la data e generare un collegamento per la firma | L'intelligenza artificiale può prima modificare il contenuto del contratto, quindi generare il collegamento e consegnarti il collegamento e il codice di estrazione |
Perché la firma tradizionale è problematica?
- Molti passaggi: stampa, firma, scansione e restituzione, il tutto richiede tempo.
- L'altra parte ha una soglia: devi prima registrare un account o installare il software.
- La versione è difficile da gestire: quando più persone firmano, i file vengono fatti circolare nella finestra della chat ed è facile perdere traccia di quale copia sia la versione finale.
Avvia la firma con OmniDoc
Passaggio 1: posiziona la tua firma sul PDF
- Fai clic su "Avvia firma" nell'editor PDF.
- Apporre ciascuna firma nel documento.
- Il sistema genera per ciascun firmatario un link ed un codice di estrazione di 6 cifre.
Passaggio 2: invia il collegamento e il codice di estrazione all'altra parte
Il link e il codice di estrazione vengono inviati al firmatario dal promotore stesso e il sistema non invierà SMS o email.
Come firma l'altra parte?
- Apri il collegamento ricevuto nel tuo browser.
- Inserisci il codice di estrazione.
- Completa la firma.
Non è necessario registrarsi o installare software durante l'intero processo.
Cosa fare se firmano più persone?
Un documento supporta fino a 20 persone e 60 posizioni di firma ed è adatto per la controfirma di reparto e per contratti con più parti. Tutti firmano lo stesso documento, non è necessario preparare versioni separate per ogni persona.
Cosa verrà allegato dopo la firma?
Dopo che tutti hanno firmato, il documento sarà automaticamente accompagnato da una registrazione della firma, che include:
- Firmatario
- Tempo di firma
-Indirizzo IP
- File di impronte digitali
- Firma di autenticazione della piattaforma
- Timestamp attendibile
Chi lo ha firmato e quando può essere chiaramente indicato su una pagina.
Come prevenire operazioni errate durante l'estrazione dei codici
Se il codice di prelievo viene inserito in modo errato per 5 volte, il conto verrà bloccato per 15 minuti. Anche se il collegamento viene inoltrato alla persona sbagliata, non è facile essere falsificati.
Utilizza l'assistente AI per avviare la firma
L'interfaccia AI (MCP) di OmniDoc supporta anche l'avvio della firma. Puoi chiedere ad AI di modificare prima la data nel contratto, quindi generare un collegamento per la firma e infine fornirti il collegamento e il codice di estrazione, quindi lo invierai al firmatario.
📊 Confronto fondamentale
| Voce comparativa | modo tradizionale | OmniDoc avvia la firma |
|---|---|---|
| Cosa deve fare l'altra parte? | Stampa, firma, scansiona e rispedisci; oppure registrarsi e installare prima il software | Apri il collegamento con un browser e inserisci il codice di estrazione per firmare |
| Firmato da più persone | I file vengono spostati nella finestra di chat | Un documento può contenere fino a 20 persone e 60 posizioni di firma. |
| Versione del file | È facile non capire quale copia sia la versione finale | Dopo aver firmato tutto, il record della firma verrà allegato automaticamente. |
| segno di firma | È necessario organizzarli separatamente | Allega automaticamente firmatario, ora, IP, impronta digitale del file, firma certificata e timestamp |
🎯Quale metodo è adatto a te?
Se hai bisogno di firmare rapidamente oggetti esterni
Basta inviare il collegamento e il codice di estrazione e l'altra parte non avrà bisogno di registrarsi o installare software.
Se vuoi organizzare più persone per firmare
Inserisci non più di 60 posizioni di firma sullo stesso PDF e fino a 20 persone potranno firmare un documento.
Se per te è importante lasciare tracce in seguito
Una volta firmato tutto, il record della firma generato automaticamente e le informazioni sulla certificazione verranno conservati.
Se sei abituato a utilizzare l'assistente AI
Lascia che l'IA modifichi il contenuto e generi un collegamento di firma tramite MCP, quindi fornisca il collegamento e il codice di estrazione al firmatario.
Diversi punti da notare prima dell'uso
- Il link ed il codice di estrazione dovranno essere inviati personalmente, il sistema non invierà sms o email.
- Periodo di conservazione dei file: 180 giorni dopo il completamento di tutte le firme, la piattaforma ripulirà i file, scaricali in tempo e salvali.
- Descrizione del certificato: il certificato di firma della piattaforma è attualmente autofirmato e alcuni lettori PDF potrebbero richiedere che non sia certificato.
- Effetto legale: OmniDoc non garantisce l'effetto legale delle firme. Per i contratti importanti, verificare prima se l'altra parte accetta le firme elettroniche.
❓ Domande frequenti (FAQ)
1. La persona che firma deve registrare un account OmniDoc?
inutile. Per avviare una firma, devi accedere a un account OmniDoc, ma la persona che firma non ha bisogno di un account.
2. Quali sono le condizioni richieste per avviare la firma?
Devi accedere al tuo account OmniDoc. Il client OmniDoc supporta Windows, macOS e Linux ed è scaricabile gratuitamente.
3. Per quanto tempo verranno conservati i documenti firmati?
180 giorni dopo il completamento di tutte le firme, la piattaforma ripulirà i file, ti preghiamo di scaricarli in tempo e salvarli.
4. La firma elettronica ha valore giuridico?
OmniDoc non fornisce alcuna garanzia circa la validità legale delle firme. Per i contratti importanti, verificare innanzitutto che l'altra parte accetti le firme elettroniche.
📝 Riepilogo
L'avvio di una firma riduce il processo di firma a tre passaggi: "invia un collegamento, apri la firma all'altra parte e conserva automaticamente un record". È adatto per contratti, controfirme e documenti multilaterali. Per modificare PDF, utilizzare OmniDoc.
